Tareas de ordenamiento en los Seccionales
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| Dr. Marcelo Gallo Sara, Interventor del Registro Seccional Henderson, provincia de Buenos Aires |
En este caso, a poco de asumir el nuevo gobierno nacional y haber implementado medidas de fuste para este segmento industrial, Marcelo prefirió dejar transcurrir algo de tiempo para una certera evaluación. Es así como trata en esta entrega un tema doméstico de los Registros, como son las necesarias tareas de ordenamiento de archivo en los Seccionales... ¡A disfrutarlo!
"Mientras esperamos los números del mercado
automotor de febrero, para así brindar un panorama mas completo de la actividad
en el comienzo de este año; vemos que se nos ha acumulado cantidad de papeles
en los Registros, y surge la necesidad de saber que podemos hacer para
reducir
el espacio que ocupan. Por otra parte, los legajos sin convocar que carecen de
cualquier tipo de movimiento, empiezan a molestar en un archivo en constante
crecimiento.
Así que parece una buena opción aprovechar los
ratos libres, para ponerse “manos a la obra” con la tarea de liberar armarios y
archivos, de documentación que no es obligatorio conservar; o de legajos de
vehículos que en el interior denominamos “gallineros”, por presumir que ese es
el destino que se le ha dado al automotor, al cual imaginamos –salvo prueba de
vida en contrario- tirado en alguna quinta de las afueras.
En el caso de la documentación, para conocer
los plazos que es obligatorio conservar la misma, debemos acudir a la Disposición DN Nº
326/2006 (Ver aquí), donde se estipula para cada tipo de documento, el plazo mínimo de
conservación; siendo necesario aclarar que desde la implementación del sistema
SURA hay algunos documentos en ella consignados que ya no son emitidos.
No vamos a referirnos a dicha norma en
extenso, para ello recomendamos su consulta; simplemente diremos que, por
ejemplo, la planilla diaria de caja debe conservarse por 10 años, al igual que
las planillas resumen mensual de aranceles, liquidación de emolumentos, boletas
de depósitos al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, y el libro de
entrega, venta o reposición de solicitudes tipo. Por su parte, tienen un plazo
mínimo de conservación de 3 años, además de otros documentos como los
los informes de dominio
solicitados por 57, los formularios 70, las constataciones practicadas a
solicitud de otro Registro, o el libro de quejas.
La documentación correspondiente a ARBA no se
encuentra comprendida dentro de esta norma, siendo su plazo mínimo de conservación
de 10 años, al menos en provincia de Buenos Aires. Respecto de la reubicación de los legajos no
convocados y sin movimiento, debemos atenernos
al RINOF (Reglamento Interno de Normas Orgánico Funcionales) en su Capítulo V, Sección 2da., Parte 2da., Artículo 6º; que textualmente indica: “Legajos “B”: Los Encargados podrán
archivar fuera de la sede del Registro Seccional y bajo su exclusiva
responsabilidad, los Legajos “B” de los automotores respecto de los que no se
hubiera cumplido con su convocatoria obligatoria o que hubieran sido dados de
baja. Los lugares destinados al archivo de dichos legajos deberán ofrecer
máxima seguridad y permitir que pueda disponerse de éstos, de ser requeridos
para algún trámite registral, en un plazo máximo de veinticuatro (24)
horas. Es obligación de los Encargados llevar, en un bibliorato
especialmente habilitado a esos efectos que conservará en la sede del Registro
Seccional, el inventario actualizado de los Legajos “B” archivados fuera de esa
sede en el que deberá indicarse, además, el lugar donde se encuentran
archivados.”
Es importante destacar, que una correcta
interpretación de la norma, habilitaría la guarda de estos legajos, en un lugar
del Registro Seccional que no sea propiamente el archivo, siempre y cuando dicho
lugar reúna las condiciones que garanticen su correcta conservación.
Muchos lectores de Panorama Registral, que no
trabajan en un Registro, se preguntarán si estas actividades los involucran en
alguna forma, y la respuesta, terminantemente, es si. Llevar adelante estas tareas
de ordenamiento, trae aparejado beneficios en cuanto a la funcionalidad de las
sedes registrales, la mejora en las condiciones de trabajo del personal, y por
ende redunda en una mejor prestación de servicios al público usuario"
Muy buena nota , clara y contundente . Habría que ir pensando en la eliminación de las copias papel para pasar al mundo digital . Atentamente.
ResponderEliminarEstimado Juan, agradezco mucho sus conceptos, y coincido con usted en que se debe ir hacia el mundo digital. Tal lo manifestara la Sra. Isela Constantini (ex titular de ADEFA y actual titular de Aerolíneas Argentinas) en la edición de diciembre p.p. de Panorama Registral, se han dado grandes pasos en la digitalización de los procesos, pero todavía falta. En el mientras tanto, debemos seguir lidiando con toda la papelería propia de nuestra actividad. Abrazo!
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