Un gran tema: Simplificar para agilizar

La Cdora Emilce Hernández

La Cdora Emilce Hernández es Interventora del Registro Seccional de La Matanza Nº 3. Habiendo posteado su presentación durante el pasado año 2015 (que podés consultar bajo este Link), hoy Emilce nos ofrece un análisis relativo a los avances tecnológicos y las posibilidades que ofrecen las gestiones electrónicas.

"Debemos privilegiar los resultados en un Estado que está al servicio de la sociedad, para ello es fundamental valorar el rol del gobierno y sus actores, bajo la mirada del ciudadano. Y en este sentido debemos avanzar brindando herramientas al conjunto de la ciudadanía para facilitar los trámites, y por efecto dominó agilizar el circuito en los Registros.
Dos conceptos fundamentales el gobierno electrónico o e-gobierno son la ventanilla única y la simplificación registral. La ventanilla única es pasar de un sistema horizontal a un sistema vertical, con un único trámite, en un único mostrador. Y aunque parezca contradictorio, la concentración apareja más trabajo para el Registro, pero a la vez una mayor simplificación para el usuario evitando las idas y vueltas por distintas ventanillas  y mostradores de distintos organismos. Eliminándose así, los márgenes de incertidumbre de dónde y cómo gestionar los trámites, circunstancia que no siempre es comprendida por el usuario que se queja de las sumas que debe abonar en el Registro por distintos conceptos, y el tiempo de espera por los trámites co-registrales producto de los convenios de complementación, tales como Infracciones, Patentes, Sellados, UIF, AFIP. El Registro del Automotor no tiene el poder de decisión sobre algunos resultados y es por eso, que nos encontramos muy supeditados a otros organismos, muchas veces sin respuesta oportuna a nivel temporal.
En general la ventanilla única en el Registro Seccional no sólo permite acceder a un sistema registral intercomunicado, sino que también posibilita la conexión con otras bases de datos relacionadas, ofrece información general y especifica, proporciona la normalización necesaria para iniciarlos, y presenta las características técnicas fundamentales para agilizar la gestión de los trámites y mejorar la información a los usuarios.
Además de la intencionalidad de las autoridades para llevar a cabo esta política, fue posible gracias a la aplicación de las nuevas tecnologías. Este camino avanza progresivamente como un sistema intercomunicado de organismos, algunos de los cuales se encuentran on line. Y esta facilidad que se le otorga al usuario debe estar completada con la información de los requisitos que a cada trámite le corresponde y la posibilidad de completar los formularios, vía Internet, para su posterior presentación en el registro de su jurisdicción (SITE). Como así también la incorporación del sistema de turnos y el pago mediante Red Banelco- Pago Mis Cuentas, para trámites en general y la bancarización para la inscripción iniciales (0KM).
Los  trámites registrales importan a los usuarios tanto como a los registros y desde su presentación hasta su entrega por ello a continuación, se enumeran algunas de las cuestiones que valdría la pena reevaluar. A modo de ejemplo, se enumeran algunos puntos para analizar:

- Desechar los carbónicos: Este sistema clásico, ya encuentra varias fallas. Que el usuario pueda ordenar las Solicitudes Tipo con el original al frente, intercalando los carbónicos, y que no firmen con ellos colocados, es tarea difícil. Más aún con las Solicitudes Tipo 08, que ya se encuentran certificadas las firmas de vendedor en la escribanía, al volcar el resto de los datos se mueven los carbónicos y solicitudes tipo, y al encontrarse ya la firma certificada del vendedor, queda desprolijo y poco claro. Una alternativa serían las Solicitudes Tipo con tinta carbónica.
- Carga simultánea de datos entre sistemas: Tanto para las altas de 0KM como las altas por ingreso a la jurisdicción. Cuando el trámite ingresa al Registro y por el sistema informático registral se cargan los datos del automotor y del  titular y sus particularidades asignando el dominio, que el sistema de rentas pueda absorber  esos datos, para evitar, de esta manera la doble carga, eliminando los errores de inconsistencia. Inclusive se pueden informar simultáneamente las denuncias de venta, al organismo recaudador de rentas.
- Suprimir la escritura de cargos: en las Solicitudes Tipo será suficiente con que conste el número de recibo de arancel y fecha, ya que el comprobante de pago figura el dato de fecha, hora y detalle de lo cobrado.
- Minimizar las firmas de titular o suplente del registro en los estatutos: Sólo  firmar y sellar una hoja adjunta al final donde conste la cantidad de fojas, fecha y dominio.
- Eliminar el archivo de Certificados Dominiales enviados: ya que se encuentran en el sistema informático ACE.
- Eliminar el Formulario 12 en Inscripciones Iniciales: al presentar la Solicitud Tipo 01, firmada por el adquirente y por el concesionaria/fábrica terminal, es suficiente en un  automotor con la característica de “no rodamiento”, no debiendo presentarse Formulario 12, que sólo repite los datos, y puede demorar el trámite ante la observación por incongruencia de datos (errores involuntarios de transcripción).
- Eliminación de consulta de inhibición al confeccionar el Certificado Dominial: al confeccionar un Certificado Dominial, no sería necesaria la consulta de anotaciones personales y por ende su información en el cuerpo del mismo. La fundamentación de ello radica en que si, con la presentación de un trámite en mostrador es obligatoria la consulta de libre disponibilidad del titular, el informar en el Certificado Dominial sólo duplica la misma consulta. Es entendible para cuando las bases de datos no estaban unificadas, pero en la actualidad, a mi entender, este mecanismo, además de acortar los tiempos, evitaría las diferencias de criterios ante incongruencias de datos, el titular del Registro de futura radicación tiene la decisión de dar curso al trámite o no, según su análisis.
- Eliminar la completitud de datos del automotor en las Solicitudes Tipo 02, 04 y 08: cuando por el tipo de trámite de que se trata se acompañe la verificación policial, dejando asentado en la Solicitud Tipo, en el lugar destinado para estos datos el número de Formulario 12 o bien Formulario 12P.
- Completar en Solicitud Tipo 08, el nombre y apellido y número de DNI del cónyuge, a los fines de tener esos datos para las futuras certificaciones de firmas.
- Informatizar las plantas verificadoras: a fin de poseer un sistema para completar las verificaciones en el Formulario 12, y nomenclar las observaciones, y así, el Registro podrá realizar vía página de Registros mediante la consulta de elementos registrales su validez. Este método integrador facilitará, además las visaciones del Formulario 12 fuera de jurisdicción.
- Trámite nuevo: un nuevo trámite de precalificación, para los casos en que el usuario desea saber si tiene toda la documentación correspondiente completa y en regla su costo debería ser mayor al de un informe, y se presentaría con Solicitud Tipo 02, con fotocopias de toda la documentación a presentar. Este trámite daría mayor agilidad en transferencias por sucesión, por ejemplo, con oficios incompletos.
- SITE: Convalidar los datos que se cargan, nombre y apellido del titular, su documento de identidad, entre otros. Actualmente acepta cualquier identidad, y que además, aclare que la entrega del trámite no es en el momento, excepto si abonó mediante web Pago Mis Cuentas.
- Prioridad: Actualmente existen muchas prioridades de atención, en mostrador, deberá darse un ordenamiento entre ellas, discapacitados, 0km, mandatarios, SITE, turnos.

- Pago Mis Cuentas: Se encuentran sin definir algunos pasos de procesamiento y posterior entrega. Con la presentación  del trámite de Duplicado de Título y de Cédula, la obligatoriedad de Formulario 12 de Verificación autorizada ante falta de documentación. Las fechas de certificación de firmas con posterioridad a la emisión de informes inscriptos, y documentación. Cómo proceder ante la precarga y procesamiento de un trámite que al presentarse queda observado. También en el caso de no encontrarse habilitado a realizar la precarga, pero el sistema de todas maneras lo ha convalidado, no puede procesarse y por ende  pierde lo abonado por ese trámite.
- Incorporación al Digesto de Normas Técnico Registrales: Debe realizarse la incorporación y modificación de la normativa con las nuevas formas de pago, y procesamiento.
- Adecuación de plazos de entrega en OKM: Teniendo en cuenta la nueva normativa de bancarización en la que habiéndose depositado y acreditado el importe de aranceles y sellado de facturación debe procesarse, liquidarse patentes, enviar mail al usuario y finalmente depositar y acreditar el importe en cuenta, así el plazo de entrega depende de la acreditación en cuenta por parte del usuario.
- Archivo de legajo: Hay un sinnúmero de legajos sin movimientos, sea por baja por robo, destrucción, recuperación de piezas, desguace; y otros. Pasado un lapso prudencial y legal deberían poder destruirse scaneándose sólo el ultimo trámite que modificara el automotor y/o su titularidad. En el mismo tenor se encuentran los dominios numéricos sin movimientos desde hace más de 20 años".